Trouwen in Nederland kent een paar stappen die nergens anders zo werken. Ondertrouw, daggasten en avondgasten, en een gemeente die bepaalt wanneer je mag. Hier staat de volgorde, zodat je niets misloopt wat achteraf niet meer te repareren is.
Twaalf tot negen maanden vooraf
Kies de datum en de locatie in die volgorde, niet andersom. De meeste stellen kiezen eerst een zaal en ontdekken dan dat de gemeente op die dag geen trouwambtenaar vrij heeft.
- Bel de gemeente waar je wil trouwen en vraag welke data nog open staan
- Vraag meteen naar de kosten, dat heet leges en verschilt per gemeente behoorlijk
- Veel gemeentes hebben een gratis of goedkoop moment, vaak maandagochtend. Niet romantisch, wel duizend euro schelen
- Wil je een eigen trouwambtenaar, dan moet die beëdigd worden als BABS voor één dag. Dat kost tijd, dus vraag het vroeg
Zet daarna pas de zaal vast. En dan de fotograaf, want goede fotografen zijn een jaar vooruit volgeboekt.
Zes maanden vooraf
- Gastenlijst splitsen in daggasten en avondgasten. Dit is de lastigste sociale beslissing van het hele traject, dus doe het vroeg en samen
- Catering kiezen, met een idee van het aantal
- Trouwringen, want graveren duurt langer dan je denkt
- Kleding, zeker als er vermaakt moet worden
Over daggasten en avondgasten: wees duidelijk in je uitnodiging. Niets is ongemakkelijker dan iemand die om twaalf uur 's middags komt opdagen terwijl je hem om acht uur 's avonds verwachtte. Zet de tijd groot en noem het bij naam.
Drie maanden vooraf
- Ondertrouw regelen. Dit is de formele melding van je voorgenomen huwelijk bij de gemeente. Het moet minimaal veertien dagen voor de trouwdag, en mag maximaal een jaar van tevoren. Veel gemeentes doen dit tegenwoordig online
- Uitnodigingen versturen
- Ceremoniemeester vragen en die ook echt iets laten doen
- Vervoer regelen als de ceremonie en het feest niet op dezelfde plek zijn
Eén maand vooraf
- Definitieve aantallen doorgeven aan de catering
- Draaiboek maken en delen met de ceremoniemeester, de locatie en de fotograaf
- Speeches afstemmen, en aan de sprekers vragen hoe lang ze gaan praten. Vraag dat echt, anders duurt het veertig minuten
- Regelen hoe je de foto's van je gasten gaat verzamelen
Dat laatste punt, want daar gaat het meestal mis
Je hebt een fotograaf. Die levert over zes weken tweehonderd prachtige foto's van precies de momenten waar hij bij stond.
Ondertussen maken je honderd gasten er samen duizend. Van de tafel waar hij niet was, van je oom op de dansvloer, van dat moment tijdens de speech waar iedereen huilde. Die foto's zijn vaak rommeliger en bijna altijd leuker.
En die krijg je nooit te zien. Er komt een appgroep, daar belanden vijftien foto's in, sterk gecomprimeerd, en na drie dagen gaat het over iets anders. De rest blijft op honderd telefoons staan tot die telefoons worden ingeruild.
De oplossing die werkt op een bruiloft: een QR-code op elke tafel. Gasten scannen met hun eigen camera, typen hun naam, uploaden. Geen app downloaden, geen account, geen inloggen. Ook niet voor je tante van 74, want scannen met de camera is alles wat ze hoeft te doen.
Na afloop download jij alles in één keer, in volledige kwaliteit.
Zet de QR-code op de tafelkaartjes of in een klein lijstje per tafel, en laat de ceremoniemeester het één keer noemen bij het welkom. Dat is genoeg.
De week erna
- Download alle foto's en zet ze op twee plekken, een externe schijf en de cloud
- Bedankjes sturen, eventueel met de link naar de galerij zodat iedereen elkaars foto's ziet
- Maak een kleine selectie voor een fotoboek terwijl je nog weet wie wie is
Tot slot
Een bruiloft organiseren is vooral op tijd beslissen. Ondertrouw en de gemeente zijn hard, de rest is rekbaar. En de foto's van je gasten zijn het enige deel van de dag dat je achteraf niet meer kunt inhalen, dus regel dat voor de dag zelf.
Maak je PartySnappers-event aan voor 19,99 euro, reken af met iDEAL, en je krijgt een QR-code die je op de tafels zet. De rest gaat vanzelf.